Vorweg ein bisschen Informatik..

Jeder der ein Computer benutzt, macht damit nicht nur eine Sache nacheinander. Viele hören Musik während sie Arbeiten, oder haben sowohl einen Browser als auch ein Word Dokument offen. Alle Tätigkeiten, die der Computer durchführt, werden durch den sogenannten “Scheduler” verarbeitet. Diese Komponente sagt deiner zentralen Recheneinheit (CPU) welche Aufgabe sie bearbeiten soll und für wie lange bis die nächste Aufgabe an der Reihe ist. Bei diesem Zusammenspiel hat der Benutzer dann das Gefühl alles gleichzeitig zu machen zu können. Funktioniert das nicht, dann kennen wir alle die Auswirkung - drehende Kreise und Ladezeiten.

Warum der Computer nicht priorisiert

Aufgaben zuerst nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren und sie dann danach abzuarbeiten, klingt im ersten Moment logisch. Allerdings ist jede Zeit, die mit Priorisierung verbracht wir, keine Zeit in der tatsächlich daran gearbeitet wird. Je größer der Aufgabenstapel ist, den es zu priorisieren gilt, umso mehr Zeit muss aufgewendet werden zu Priorisieren. Zeit in der nicht gearbeitet wird. So ein ähnliches Problem hatten die Entwickler des Linux Kernel, wonach dort teilweise bei hoher Belastung mehr Zeit in die Priorisierung der Aufgaben floss anstatt in das tatsächliche Arbeiten. Somit ist es manchmal schneller die Aufgaben chronologisch oder auch per Zufallsprinzip zu bearbeiten - auch wenn es sich unlogisch anhört.

Computer und Unterbrechungen (Interruptions)

Wenn Computer Aufgaben wechseln, dann wechseln sie den kompletten Kontext. Es ist vergleichbar mit Multitasking. Wir arbeiten an einer Aufgabe und Wechsel zu einer komplett anderen die nichts mit der Vorherigen zu tun hat. Der Computer muss allerdings sich zunächst merken wo er stehen geblieben ist, den Speicher von der alten Aufgabe leeren und die neue Aufgabe laden. All das kostet Zeit. Produktiv zu sein und gleichzeitig allen Nachrichten auf Teams zu Antworten (Stichwort Responsiveness) bedingen sich also. Um also mehr Aufgaben zu erledigt zu bekommen bedeutet die Unterbrechungen, sei es durch Kollegen, E-Mails oder Teams, am besten zu reduzieren oder gar zu eliminieren. Das dies nicht immer möglich ist, wird jedem klar, wenn er schon einmal gearbeitet hat. Allerdings gibt es hierzu auch eine zweite mögliche Lösung. Unterbrechungen gruppieren. So können bspw. E-Mails und jede Stunde überprüft und sofort bearbeitet werden, wenn mindestens jede Stunde darauf reagiert werden muss. Wenn allerdings nur einmal am Tag darauf reagiert werden muss, dann sollte man auch nur einmal am Tag die E-Mail bearbeiten und nicht mehrmals am Tag. Gruppiere die Aufgabe in der Zeit, in der du sie nicht bearbeiten musst und bearbeite sie dann auf Basis dieser Zeit ab. In der Informatik wird dies “# Interrupt coalescing” genannt.

Zusammengefasst

  1. Verschwende keine Zeit in Priorisieren von einzelnen Aufgaben. Mache Sie chronologisch, zufällig oder gruppiere sie.
  2. Reduziere Unterbrechungen wo es nur geht
  3. Falls du Unterbrechungen nicht reduzieren kannst, gruppiere sie zusammen und arbeite sie 15 Minuten nach einer vollen Stunde Arbeit ab.